Des Procédés Et Des Moyens De Gestion De Documents De Projet

La gestion de documents est un projet très important de la gestion et une base annulaire, et l'ensemble du cycle de vie existe dans le projet.

Si l'absence de gestion de documents d'un projet, il n'a pas une spécification standard, et de projets.

De haute qualité, la gestion de documents dans le développement du projet joue un rôle très important et très grande charge de travail, et une efficacité de collecte, de conclure, de partager, de gestion de projet de documentation et de protection, et pour l'amélioration de la qualité et de gestion de projet est extrêmement important.

Le cycle de vie du projet de document comprend généralement: créer, d'approbation, de publication, de modification, de distribution et de la réception, l'archivage, la suppression, la restauration et ainsi de suite.

Un bon projet de document, c'est bien tout son cycle de vie.

Alors, comment gérer le projet de documents?

La clé réside dans l'ensemble du cycle de vie du document.

Créer: modèle, la dénomination, la classification, la permission

Créer un nouveau document de projet, n'est pas seulement un nouveau fichier ou dossier est terminé.

Tout d 'abord, tout document de projet doit être créé selon un modèle de document fixe répondant à ses exigences fondamentales de contenu et de formatage afin de mieux refléter le contenu du document.

Par exemple, définissez le format du pied d 'en - tête du document, le style de répertoire du document et la police du document, etc.

Les différents types de documents devraient comporter différents modèles pour permettre aux opérateurs de mieux comprendre le type de modèles à utiliser pour établir les différents documents.

En cas de modification du modèle de document, il est important d 'informer rapidement l' utilisateur et de bien gérer le modèle du document.

Deuxièmement, le nom et la classification des documents nécessitent également une attention particulière.

Le gestionnaire de fichiers de projet doit définir les bases et les critères de désignation et de classement des documents de projet afin que les utilisateurs puissent se positionner rapidement et avec précision sur les documents dont ils ont besoin.

Pour une méthode spécifique de désignation, voir "lien original".

Enfin, il s' agit de définir les droits pour le nouveau document.

Étant donné que, dans le cadre d 'un projet, la même tâche peut nécessiter la collaboration simultanée de plusieurs membres de différentes équipes spéciales, les compétences doivent être diversifiées, diversifiées et adaptées à des situations particulières.

Il convient de noter que la gestion des compétences vise à permettre au personnel de projet d 'utiliser des documents plus fiables et plus exacts avec l' autorisation qui lui est accordée et qu 'elle ne devrait en aucun cas compliquer davantage les opérations de gestion.

L'approbation par le processus d'établissement de documents:

Nous l'avons souligné à maintes reprises pour examen et approbation, la gestion de documents et des traditions différentes d'OA, sa raison est fondamentalement différents points de départ.

L'approbation d'un document de gestion de documents sur le noyau devrait établir un processus de.

Si c'est les permissions de fichiers de demande ou un fichier de signature, toutes les opérations de fichier toujours autour de lui - même.

Abandonner le processus par OA pour marcher, l'approbation d'un document par e - mail venant de l'annexe, à l'aide d'un ensemble de flux de documents en ligne sur le noyau, de sorte que l'approbation est simple.

Publication: Uniform, Fast and exactly Distribution Channel

Comment informer rapidement et précisément chacun de la création, de la modification, etc. Du document de projet?

Toutes les informations sont centrées sur les opérations du document pour garantir l 'exactitude des informations.

Dans le même temps, pour répondre à la tendance actuelle de la mobilité des bureaux, qu 'il s' agisse de pages Web, d' app ou de micro - messages, il faut veiller à ce que les informations soient reçues au premier moment.

Traitement: prévisualisation et modification en ligne, contrôle de version, rapport

Traitement de documents

La priorité absolue, car toutes les normes que nous avons établies autour du document, les exigences sont en fin de compte destinées à faciliter l 'utilisation.

Les problèmes les plus fréquents que nous rencontrons dans l 'utilisation des documents de projet sont la recherche de documents, l' aperçu et la modification rapides des documents et la gestion des différentes versions des documents.

La recherche est devenue un outil indispensable à notre recherche d 'informations.

Conformément à la structure de l'arbre par rapport à une couche de trouver, en fonction du contenu du document, et des propriétés de l'étiquette pour la recherche de fichiers ne seront sans doute beaucoup plus efficace.

Le puissant de recherche devraient être des aspects de documents couverts, si le nom du fichier, le contenu, le temps de modification ou de modifier des attributs de classification de personnes, et des conditions de recherche de plus en plus, des documents requis, le positionnement peut être plus rapide.

En ce moment, le fichier à la classification et à l'étiquetage devant nous a joué un rôle considérable.

En cette ère de plus en plus de bureau mobile et, plus généralement, de nombreux emplois n'est plus limitée par le temps et le lieu.

Correspondant, nous devrions également peut à tout moment et visualiser le fichier.

Si des pages Web, d'une plaque ou un téléphone mobile, qu'il s'agisse de Word, Excel ou PDF, aussi longtemps que le réseau, la demande de prévisualisation de divers documents doivent sont remplies.

Enfin, pour la bonne gestion de différentes versions d'un document.

Dans un projet de document, en cours d'utilisation produit un changement est un phénomène très répandu.

Le document est modifiée, le meilleur moyen est de gestion de version.

Tout d'abord, il y a un changement des fichiers journaux, de connaître quand modifié d'un document, par une version plus rapide de trouver différents points; deuxièmement, la version finale du document doit être pratique à utiliser, et si seulement de voir l'histoire de changement avant que la version finale serait grandement améliorer le coût d'utilisation.

Pour les anciennes versions, il convient également d 'enregistrer les réserves.

Qu 'il s' agisse de la consultation des versions ou de leur rétroactivité, une gestion des versions améliorée maximiserait la valeur de chaque version de document.

Distribution: recommandation, publication, abonnement, etc.

La demande d'émission de message de distribution et similaires, d'une part, non seulement pour assurer la précision de pmission de documents, d'une part, et de veiller à ce que le message de l'actualité.

QQ, boîte aux lettres pour le pfert de fichiers, non seulement la vitesse lente, mais facile à cause de la perte de documents et de dommages.

Par conséquent, la distribution de fichiers doit être de garantir l'unité, sûr, rapide.

Le partage de fichiers ou de libération de remplacer la forme traditionnelle de l'accessoire, qui peut obtenir le fichier de pfert rapide sur la même plate - forme, et peut satisfaire aux exigences de différents droits de différentes personnes,

Signe, d'archivage et de récupération

Lorsque le document connu de créer, modifier, après le processus d'approbation de toutes sortes, a finalement été approuvée a été finalisé.

Un fichier de normalisation a été finalisé, n'est pas autorisé à changer de manière aléatoire ou mobile.

Alors, comment garantir la précision et l'intégrité du contenu de document? D'une part, par l'autorité de gestion de fonctionnement parfait pour retenir le personnel concerné et, d'autre part, par l'intermédiaire de la marque de l'état de la documentation des paramètres de document de certaines limites de fonctionnement et de la gestion de la demande afin de parvenir à un projet de document.

En outre, devrait choisir

Un dispositif et un système fiables stockent tous les fichiers de projet et assurent la sauvegarde des données.

En cas de problème matériel, les données peuvent être récupérées rapidement et le travail se poursuit.

Pour les grandes entreprises, l 'utilisation d' une architecture répartie pour le stockage de fichiers est une bonne option.

Tout en garantissant un espace de stockage suffisamment grand, il dispose également de mécanismes de préparation aux catastrophes bien conçus.

La gestion des documents est devenue un élément important de la gestion des projets et le niveau de gestion est devenu progressivement un indicateur du niveau de gestion des projets en Australie.

La gestion des documents est une tâche très lourde et complexe, et l 'absence des outils et des outils nécessaires crée inévitablement des difficultés considérables pour la gestion des projets.

Le choix d 'un excellent système de gestion de documents est donc une très bonne option.

Kass, le logiciel de gestion des documents en tant que premier système officiel de gestion des documents en ligne dans le pays, a une très bonne expérience de fonctionnement et de stabilité.

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